Factura electrónica entre empresas: qué cambia en tu ERP o tienda antes de 2027

La factura electrónica B2B en España requiere preparar un flujo de facturación que incluya la emisión, la recepción y la comunicación de determinados estados de las facturas. Si trabajas con una tienda online, un ERP o un programa a medida, no basta con comprobar que puedes generar un documento electrónico: necesitas saber cómo encajará con la solución pública o con una plataforma privada y cómo se comunicarán los datos de pago.

El BOE del 5 de octubre de 2026 publicó la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula la solución pública de facturación electrónica. La orden entró en vigor el 6 de octubre, fecha desde la que cuentan los plazos establecidos en el Real Decreto 238/2026.

Qué cambia en tu proceso de facturación

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) gestiona una solución pública y gratuita, pensada principalmente para pymes y profesionales. Esta solución también funciona como repositorio obligatorio de las facturas electrónicas.

Si eliges una plataforma privada, debes tener en cuenta que estas plataformas tienen que remitir una copia de las facturas a la solución pública en formato UBL, conforme al modelo semántico EN 16931.

También cambia la gestión posterior a la emisión. El comprador tiene que comunicar el rechazo de una factura, la fecha del pago efectivo y el vencimiento. Por tanto, tu sistema debe contemplar estos estados y no limitarse a generar la factura y enviarla.

Esto afecta a la forma en que conectas las ventas, la facturación y la gestión de cobros. Si cada parte de tu negocio utiliza una herramienta diferente, conviene comprobar cómo se intercambiará la información entre ellas.

Cuándo tienes que adaptarte

Los plazos dependen del tipo de empresa o profesional. Según la información publicada por la AEAT, el calendario comienza a contar desde el 6 de octubre de 2026.

No esperes a que se acerque tu fecha para revisar el sistema. Necesitas identificar qué herramientas intervienen en el proceso, qué información comparten y qué cambios dependen de proveedores externos.

Qué tienes que revisar en tu ERP o tienda online

Empieza por dibujar el recorrido de una factura desde que se produce una venta hasta que se registra el cobro. Ese recorrido te permitirá distinguir entre las funciones que ya tienes y las que tendrás que incorporar.

Comprueba estos puntos:

• Emisión: identifica desde dónde se generan las facturas y qué datos recibe el programa desde tu tienda, ERP o aplicación comercial.
• Recepción: revisa cómo entran las facturas de proveedores y dónde quedan registradas.
• Estados: determina cómo registrarás los rechazos, los vencimientos y las fechas de pago efectivo.
• Integraciones: comprueba si tus herramientas pueden intercambiar la información necesaria sin duplicar registros manualmente.
• Trazabilidad: define dónde consultarás el estado de una factura y cómo detectarás los datos que faltan.
• Dependencias: pregunta a los proveedores de tu software qué cambios contemplan y qué tareas tendrás que resolver por tu cuenta.

La prioridad no es sustituir todas tus herramientas. Es averiguar si puedes mantener el sistema actual mediante una adaptación o si necesitas conectar servicios adicionales.

Qué puedes automatizar sin complicar el sistema

Una integración bien planteada puede reducir el trabajo manual asociado a la facturación. El alcance depende de las capacidades de tus programas y de la solución que elijas.

Puedes estudiar tres áreas de automatización:

1. Emisión desde el sistema comercial. La tienda o el ERP puede actuar como origen de los datos para generar las facturas, evitando introducir la misma información varias veces.

2. Recepción y conciliación. Puedes diseñar un flujo que organice las facturas recibidas y facilite su comparación con los registros de compras y pagos. La automatización debe contemplar las excepciones, no solo los casos que encajan a la primera.

3. Seguimiento de pagos. Puedes conectar los estados de las facturas con avisos internos para identificar vencimientos o pagos pendientes de registrar. Antes de automatizar, define qué datos se necesitan y quién debe intervenir cuando no coinciden.

Si estás valorando incorporar agentes de IA, separa las tareas deterministas de las que requieren interpretación. La generación de registros, las validaciones y las notificaciones deben apoyarse en reglas verificables. Un agente puede tener sentido en tareas auxiliares, pero no sustituye la necesidad de controlar los datos y el flujo de facturación. Puedes ampliar este criterio en nuestra guía sobre capacidad y fiabilidad de los agentes. Si quieres estimar lo que cuesta esa parte, revisa qué cuesta un agente según los precios publicados.

Cómo elegir entre la solución pública y una plataforma privada

La decisión depende de tu volumen operativo, de las herramientas que ya utilizas y del nivel de integración que necesitas. No elijas únicamente por la interfaz o por el coste de entrada.

Si tu operativa es sencilla, empieza por estudiar la solución pública. Si necesitas integrar varios sistemas o mantener procesos comerciales específicos, compara también las capacidades de las plataformas privadas.

La elección de herramientas no resuelve por sí sola el diseño del proceso. Antes de contratar o desarrollar nada, define qué sistema será la fuente de cada dato y cómo se evitarán los registros duplicados.

Qué decisión tomar esta semana

Esta semana, identifica tu categoría dentro del calendario, documenta el recorrido de tus facturas y pide a los proveedores de tu ERP o tienda una explicación concreta de cómo contemplan la adaptación. Con esa información podrás decidir si basta con configurar el software existente, si necesitas una plataforma adicional o si conviene desarrollar una integración a medida. Este artículo ofrece información técnica general, no asesoramiento fiscal o legal; confirma con tu asesor las obligaciones aplicables a tu empresa.

Si necesitas conectar tu tienda, ERP o programa de gestión con un flujo de facturación más automatizado, cuéntanos cómo funciona tu sistema y qué procesos quieres integrar.